Ефективний відбір і звільнення віддалених працівників

Кількість команд, які працюють віддалено, значно зросла останніми роками завдяки технологічним інноваціям, змінам у сучасному робочому середовищі, а також нещодавній пандемії. Проте ефективне управління віддаленими працівниками створює унікальні виклики. Це включає ключові аспекти відбору та, за необхідності, звільнення віддалених працівників.

Віддалена робота підходить не всім: одні особи можуть процвітати в такому середовищі, тоді як інші зазнають труднощів. На керівництво покладається відповідальність оцінити та визначити тих, хто не адаптується або не відповідає цілям компанії.

Поширені виклики в управлінні віддаленими працівниками

Управління віддаленими працівниками створює низку типових викликів, з якими стикаються організації. У традиційних офісних умовах взаємодія та співпраця сприяють спрощенню робочих процесів, тоді як віддалені команди мусять знаходити способи ефективної роботи без таких можливостей.

Ці виклики охоплюють забезпечення чіткої комунікації, підтримання продуктивності та відповідальності, а також формування почуття приналежності серед членів віддаленої команди.

Для подолання цих перешкод потрібні активні зусилля як від роботодавців, так і від працівників. По-перше, компанії повинні мати необхідні інструменти для вирішення цих викликів. Йдеться про засоби для полегшення комунікації та співпраці на відстані, встановлення чітких очікувань, а також впровадження індикаторів продуктивності, які враховують специфіку віддаленої роботи.

Перевірка віддалених працівників

Ефективний відбір віддалених працівників є першим кроком у створенні успішної віддаленої робочої сили. Дотримання структурованого підходу є важливим для забезпечення правильних рішень щодо найму. Ось кілька важливих порад.

Порада 1: Визначте чіткі робочі ролі та очікування

Менш очевидним викликом управління командою на відстані є наявність чіткої мети роботи, особливо для новачків. Компанії, які швидко розвиваються і мають багато нових наймів, можуть втратити з поля зору, чому працівник був найнятий спочатку. Аріна Коганелок, HRD у BeInCrypto, поділилася, що наявність мети допомогла їй, коли вона вперше почала працювати у web3:

«Кожного разу, коли я губилася у завданні або великому потоці інформації, ця мета допомагала мені не втрачати фокус і правильно встановлювати пріоритети.»

Аріна Коганелок

Визначення ролей і очікувань для віддалених позицій допомагає кандидатам зрозуміти їхні обов’язки і закладає основу для успішних робочих відносин. Коли ролі і очікування чітко визначені, стає легше визначити навички та якості, необхідні для успіху кандидата на позиції цифрового кочівника.

Під час процесу найму рекрутери та HR-експерти повинні створювати детальні описи вакансій, які окреслюють обов’язки, цілі та ключові показники ефективності ролі. Це не тільки допомагає залучити кандидатів, які відповідають вакансії, але й служить основою для оцінки їхніх кваліфікацій під час процесу відбору.

Порада 2: Проводьте ретельні віртуальні інтерв’ю

Проведення ретельних віртуальних співбесід є критично важливим для процесу відбору віддалених працівників. Відеоспівбесіди дозволяють роботодавцям оцінити комунікативні навички кандидата, здатність адаптуватися до віддалених технологій та загальну придатність для віддаленої роботи. Під час цих співбесід роботодавці повинні ставити цілеспрямовані запитання, щоб оцінити досвід кандидата з віддаленими роботами, здатність до вирішення проблем та самодисципліну.

Віртуальні співбесіди також надають можливість оцінити культурну відповідність та м’які навички, такі як командна робота та адаптивність, які є важливими у віддаленому робочому середовищі як у централізованих, так і в децентралізованих компаніях. Щоб забезпечити ефективність віртуальних співбесід, менеджери з найму та рекрутери повинні встановити структурований процес співбесіди та залучити ключових членів команди для збору різноманітних точок зору.

Порада 3: Оцініть навички дистанційної роботи й адаптивність

Компанії повинні розглянути можливість оцінки навичок віддаленої роботи та адаптивності кандидатів під час процесу відбору. Шукайте самовмотивованих, організованих осіб, які здатні ефективно управляти своїм часом.

Перевірка рекомендацій та минулого досвіду є не менш важливою, оскільки вона допомагає підтвердити кваліфікацію кандидата та його досвід. Наприклад, зв’язок з попередніми роботодавцями та колегами може надати цінну інформацію про робочу етику кандидата, його здатність до командної роботи та загальну продуктивність. Ви можете задати конкретні запитання про здатність кандидата до віддаленої роботи, такі як його комунікативні навички, здатність дотримуватися термінів та надійність.

Порада 4: Успішне впровадження нових співробітників

Інвестуйте в комплексний процес адаптації, щоб забезпечити успіх віддалених працівників. Надання необхідного навчання, доступу до віддалених інструментів та чітких вказівок щодо практик віддаленої роботи забезпечує плавний перехід до їхніх ролей.

Створення міцної основи під час процесу адаптації не лише допомагає віддаленим працівникам швидко стати продуктивними, але й сприяє відчуттю приналежності та відданості організації. Призначення наставників або товаришів також допомагає новим працівникам адаптуватися до компанії та орієнтуватися у віддаленому робочому середовищі.

Управління ефективністю віддалених працівників

Ефективне управління продуктивністю віддалених працівників є постійним процесом. За словами Юлії Моторіної, керівника команди HR у BeInCrypto, найм кандидатів з певними навичками полегшує управління на відстані:

«Для мене важливо знайти людей, яким я можу довіряти, які є незалежними та самостійними. Отже, говорячи про команду, якщо я встановлюю цілі та надаю їм необхідні ресурси — вони добре працюють без мого мікроменеджменту, це більше про наставництво.»

Юлія Моторіна, керівник команди HR, BeInCrypto

Однак оцінка продуктивності залишається не менш важливою. Ось кілька порад, як ефективно управляти продуктивністю віддалених працівників.

Порада 1: Встановіть чіткі індикатори ефективності й цілі

Встановлення чітких індикаторів продуктивності та цілей є основою управління продуктивністю віддалених працівників. Це може бути як на індивідуальному рівні, так і на колективному. Ці індикатори повинні бути конкретними, вимірюваними та відповідати цілям компанії. У BeInCrypto команда HR працює з KPI (ключовими показниками ефективності).

«Кожен з моїх працівників має план на рік, розбитий на квартали, та детальний план на наступний квартал, а також план на місяць з пріоритетами. Щоб створити такий план, ми збираємося як команда чотири-п’ять разів — ми пропонуємо ідеї, розподіляємо їх між людьми, по місяцях, потім порівнюємо наші плани з цілями компанії та інших відділів.»

Аріна Коганелок, директор з персоналу BeInCrypto

Аріна також додає, що надання працівникам огляду цілей та завдань компанії та кожного відділу допомагає краще зрозуміти їхню роль у ширшому контексті.

Порада 2: Регулярно спілкуйтеся та надавайте зворотний зв’язок

Якщо ви повинні обрати лише одну мету для роботи під час управління віддаленими командами, це має бути комунікація. Регулярне спілкування й зворотний зв’язок є життєво важливими в умовах віддаленої роботи. Роботодавці повинні встановити часті перевірки для обговорення прогресу, надання рекомендацій і вирішення проблем або викликів віддалених працівників. Аріна ділиться своїм досвідом з командою:

«Кожного понеділка ми збиралися й обговорювали прогрес за минулий тиждень, плани на наступний і проблеми, що виникли на шляху. Цей формат і, найголовніше, його регулярність допомогли мені тримати темп роботи й ритм компанії.»

Аріна Коганелок, HR-директор BeInCrypto

Порада 3: Використовуйте інструменти для віддаленої роботи

Використання інструментів для віддаленої роботи є важливим для моніторингу та покращення продуктивності. Використовуйте програмне забезпечення для управління проєктами, платформи для комунікації та інструменти для відстеження часу, щоб полегшити співпрацю й продуктивність. У BeInCrypto команда HR працює з HR-системою, яка слугує універсальним інструментом:

«Кожен працівник має свій особистий профіль, і колеги можуть знайти всю необхідну інформацію там — контакти, питання для обговорення, посаду, освіту тощо. Менеджер, наприклад, має доступ до більшої кількості даних. Вони можуть бачити документи, історію кар’єри працівника та зміни в зарплаті, можуть ставити завдання й бачити динаміку їх виконання. Та ж система допомагає нам встановлювати KPI, відстежувати ефективність і фіксувати домовленості кожної 1:1 з працівником.»

Аріна Коганелок, HR-директор BeInCrypto

Порада 4: Негайно вирішуйте питання продуктивності

Проблеми з продуктивністю потрібно вирішувати, як тільки вони виявляються. Коли проблеми залишаються невирішеними, вони можуть загостритися, впливаючи на продуктивність і моральний дух команди. Менеджери повинні відстежувати індикатори продуктивності й бути пильними у виявленні ранніх ознак низької продуктивності.

Будьте проактивними у виявленні проблем і наданні підтримки, щоб допомогти працівникам подолати перешкоди, коли це потрібно. Крім того, визнання й винагорода за успіх, будь то через стимули, підвищення або визнання, мотивує віддалених працівників досягати успіху у своїх ролях.

Звільнення віддалених працівників з гідністю

Впровадження всіх вищезазначених порад все ще не гарантує успіху або продуктивності працівників. Навіть після коригувань і впровадження деякі працівники можуть все ще стикатися з проблемами продуктивності. Тоді може виникнути рішення про їх звільнення. 

Розірвання контракту з працівником є важливим рішенням, яке слід ретельно обміркувати. Компанії повинні враховувати різні фактори й дотримуватися структурованого процесу, щоб визначити, коли розірвання контракту з працівником є доцільним.

Порада 1: Документуйте проблеми з продуктивністю

Документування проблем з продуктивністю фіксує недоліки працівника й демонструє, що рішення про звільнення базується на законних підставах. Ця документація не лише допомагає обґрунтувати звільнення, але й служить довідкою для обговорень під час зустрічі зі звільненням і роз’яснює будь-які запитання, які можуть виникнути під час цієї доленосної зустрічі. Без належної документації рішення про звільнення може бути оскаржене, що призведе до юридичних і репутаційних ризиків для компанії.

Документація не повинна бути складною — краще бути ретельним, об’єктивним і послідовним. Включайте конкретні приклади проблем з продуктивністю або поведінкою, дати й будь-які дії, вжиті для вирішення цих проблем.

Порада 2: Дотримуйтесь правових та етичних норм

Розірвання контракту з працівником має здійснюватися відповідно до закону й етичних стандартів. Ознайомтеся з місцевими, державними й федеральними законами про зайнятість і будь-якими застосовними галузевими регламентами. Переконайтеся, що ваш процес звільнення відповідає цим юридичним вимогам, включаючи надання повідомлення, виплату остаточної заробітної плати й надання пільг, як це передбачено законом або контрактом.

Крім того, дотримуйтесь етичних норм, щоб ставитися до працівників з повагою й гідністю протягом усього процесу. Уникайте дискримінаційних практик, зберігайте конфіденційність і утримуйтесь від принизливих зауважень про працівника.

Порада 3: Сплануйте зустріч для шанобливого звільнення

Звільнення з роботи може бути важким для деяких працівників, тому проведення поважної зустрічі зі звільнення допомагає зберегти гідність працівника й підтримати професійну репутацію.

Обирайте приватне й тихе місце для зустрічі, щоб забезпечити конфіденційність. Почніть розмову з емпатією й розумінням, визнаючи складність обговорення. Підготуйтеся обґрунтувати звільнення задокументованими проблемами з продуктивністю або поведінкою, водночас слухаючи точку зору працівника й відповідаючи на його запитання або занепокоєння.

Надайте підтримку, рекомендації й відповідну інформацію працівникам, забезпечуючи, щоб вони залишили зустріч з відчуттям поваги й справедливості, навіть якщо вони не погоджуються з рішенням.

Порада 4: Логістика й конфіденційність

Логістика звільнення включає практичні міркування, такі як збирання майна компанії, відключення доступу до систем компанії та організація повернення будь-яких активів компанії. Ці завдання слід виконувати оперативно, щоб мінімізувати порушення у робочому процесі. Зберігайте конфіденційність протягом усього процесу звільнення, як до, так і після зустрічі. Обмежте доступ до інформації про звільнення лише тими, хто повинен знати, і наголосіть на важливості дискретності для усіх залучених сторін.

Порада 5: Передача робочих обов’язків

Передача робочих обов’язків є критично важливою для забезпечення того, щоб звільнення не вплинуло негативно на поточні проєкти або динаміку команди. Визначте, хто візьме на себе завдання та обов’язки звільненого працівника, чи то через перерозподіл серед існуючих працівників, чи шляхом найму заміни. Прозоро повідомте про ці зміни усім відповідним членам команди.

Надайте необхідне навчання або керівництво тим, хто бере на себе додаткові обов’язки, щоб забезпечити плавний перехід. Підтримка продуктивності та безперервності у відсутність звільненого працівника є життєво важливою для загального успіху команди та організації.

Ключові аспекти успіху працівників: відбір і звільнення

Відділ кадрів є важливим у процесах відбору та звільнення. Хоча відбір обіцяє вибрати правильного кандидата для організації та мінімізувати майбутні ускладнення, звільнення є рішенням, яке ніколи не слід приймати легковажно, завжди обґрунтованим виправданими причинами.

Віддалена робота вимагає унікальних навичок. Ретельний відбір кандидатів забезпечує міцну основу та зменшує потребу у складних звільненнях. Хоча звільнення іноді можуть бути необхідними, їхнє шанобливе проведення може зміцнити віддалену команду. Зрештою, успіх у епоху віддаленої роботи залежить від побудови та підтримки гармонійної команди, де кожен член сприяє зростанню та процвітанню організації.

Часто поставлені запитання